Đoàn kiểm tra đã nghe đại diện Ủy ban nhân dân 02 xã và Phòng Tư pháp huyện Trần Văn Thời báo cáo kết quả thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi từ ngày 01/01/2024 - 31/12/2024. Đoàn kiểm tra đã trực tiếp kiểm tra công tác giải quyết hồ sơ theo thẩm quyền, công tác ghi chép, bảo quản, lưu trữ hồ sơ (hồ sơ giấy và kiểm tra việc cập nhật trên phần mềm) về đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014, Luật Nuôi con nuôi năm 2010, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ và văn bản hướng dẫn thi hành.
Qua kiểm tra thực tế, Đoàn kiểm tra ghi nhận và đánh giá cao kết quả, ưu điểm của các đơn vị: Niêm yết thủ tục hành chính đúng quy định; ứng dụng khá tốt công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính, nhất là phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch; phần mềm công chứng, chứng thực và phần mềm một cửa điện tử. Từ đó, giúp việc đăng ký, quản lý nhà nước về hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, đúng quy định; kiểm soát chặt chẽ tình trạng xử lý hồ sơ, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân. Kết quả (Từ ngày 01/01/2024 đến hết ngày 31/12/2024): Phòng Tư pháp thực hiện đăng ký hộ tịch 441 trường hợp; Ủy ban nhân dân xã Khánh Hưng thực hiện đăng ký hộ tịch 983 trường hợp; chứng thực 2.742 trường hợp và 01 trường hợp đăng ký nuôi con nuôi. Ủy ban nhân dân xã Trần Hợi thực hiện đăng ký hộ tịch 643 trường hợp; chứng thực chữ ký 31 việc; chứng thực hợp đồng, giao dịch 561 việc; chứng thực bản sao 2.219 bản; giải quyết nuôi con nuôi 01 trường hợp. Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi đã được Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân xã Khánh Hưng và Ủy ban nhân dân xã Trần Hợi quan tâm chỉ đạo thực hiện đạt được kết quả khá tốt, góp phần nâng cao chất lượng công tác tư pháp trên địa bàn; thông tin về các sự kiện hộ tịch của cá nhân sau khi đăng ký được ghi vào Sổ hộ tịch, dữ liệu hộ tịch được cập nhật kịp thời, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Bên cạnh đó, Đoàn kiểm tra còn chỉ ra những tồn tại, hạn chế trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi như: Sổ bộ hộ tịch còn một số trường hợp chỉ ghi số thứ tự nhưng chưa ghi năm đăng ký; ghi số trích lục cải chính hộ tịch có 01 trường hợp số trong Giấy khai sinh chưa chính xác. Việc sửa chữa sổ có ghi vào mục ghi chú nhưng thiếu xác nhận của người có thẩm quyền và đóng dấu; ghi số thứ tự nhưng chưa ghi năm đăng ký; một vài trường hợp còn thiếu chữ ký của người yêu cầu và người thực hiện; khóa sổ cuối năm còn để trống trang liền kề; sổ đăng ký khai sinh còn trường hợp còn bỏ trống trang; sổ bộ hộ tịch còn sử dụng nhiều màu mực, còn tẩy, xóa. Sổ đăng ký nuôi con chưa thực hiện đóng dấu giáp lai; mục thông tin giấy chứng nhận của sổ đăng ký nuôi con nuôi còn để trống. Việc lưu trữ hồ sơ về hộ tịch chưa khoa học, chưa lưu theo thứ tự gây khó khăn cho việc tìm kiếm, đối chiếu hồ sơ. Một số trường hợp chứng thực hợp đồng, giao dịch chưa thực hiện đối chiếu bản sao với bản chính; thiếu chữ ký của hai bên tham gia hợp đồng giao dịch và chữ ký của người tiếp nhận hồ sơ vào từng trang của hợp đồng giao dịch; ghi số lượng hợp đồng giao dịch số bản, số trang, số tờ còn trường hợp chưa đúng theo quy định; có trường hợp chưa ghi cụ thể loại hợp đồng, giao dịch theo quy định tại khoản 4 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Sử dụng Sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ không đúng mẫu theo quy định; ghi lời chứng ghi không đúng tên loại của hợp đồng... Đồng thời, yêu cầu Ủy ban nhân dân 02 xã và Phòng Tư pháp khắc phục, sửa chữa những tồn tại, hạn chế mà Đoàn kiểm tra đã chỉ ra.
Được biết, đây là hoạt động thường xuyên của Sở Tư pháp, kết quả kiểm tra nhằm giúp Giám đốc Sở Tư pháp nắm rõ tình hình thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi tại cơ sở để lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi; đồng thời, kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền kịp thời hướng dẫn, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tư pháp ở cơ sở, phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của Nhân dân./.
Hoàng Lộc
