Theo quy định, sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn, chứng từ thuộc các trường hợp như: hóa đơn, chứng từ giả; hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng hoặc đã hết giá trị sử dụng; hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cũng được xác định là hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Trường hợp hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập từ thời điểm cơ quan thuế xác định bên bán không còn hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền cũng thuộc nhóm vi phạm này.

Bên cạnh đó, hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trước ngày xác định bên lập hóa đơn không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế nhưng đã có kết luận của cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc cơ quan chức năng khác xác định đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp thì vẫn bị xem là hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

Đối với hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ, quy định nêu rõ các trường hợp như hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn bị tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định.

Hóa đơn, chứng từ khống cũng là hành vi vi phạm phổ biến, bao gồm hóa đơn đã ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ; hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh; lập hóa đơn khống hoặc lập hóa đơn giả.

Ngoài ra, hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn; hóa đơn dùng để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác cũng bị xác định là sử dụng không hợp pháp hóa đơn.

Một hành vi khác thường gặp là sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác, trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn, nhằm hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc bán ra.

Đồng thời, hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận là sử dụng không hợp pháp cũng thuộc diện xử lý theo quy định.

Việc nắm rõ các hành vi vi phạm liên quan đến hóa đơn, chứng từ không chỉ giúp người nộp thuế hạn chế rủi ro pháp lý mà còn góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, lành mạnh, đúng quy định pháp luật. Trong bối cảnh công tác quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, việc sử dụng hóa đơn đúng quy định là yêu cầu bắt buộc đối với mọi tổ chức, cá nhân trong hoạt động sản xuất, kinh doanh./.

Phú Toàn