Làm rõ khái niệm sao và chụp tài liệu bí mật nhà nước theo quy định tại Nghị định:

Sao tài liệu bí mật nhà nước là việc chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng nội dung của tài liệu bí mật nhà nước. Sao tài liệu bí mật nhà nước gồm: sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước là việc ghi lại bằng hình ảnh tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

Quy định chặt chẽ về việc sao tài liệu bí mật nhà nước: Nghị định quy định rõ việc sao tài liệu bí mật nhà nước phải được người có thẩm quyền cho phép và thực hiện theo quy trình chặt chẽ.

Đối với bản sao là văn bản giấy, phải đóng dấu “Bản sao bí mật nhà nước”, có chữ ký của người có thẩm quyền cho phép sao và đóng dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có). Trường hợp cần sao nhiều bản thì việc nhân bản được thực hiện từ bản sao đầu tiên đã được ký và đóng dấu hợp lệ.

Đối với bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, việc thực hiện phải thông qua số hóa văn bản giấy và ký số của người có thẩm quyền cho phép sao.

Bản sao tài liệu bí mật nhà nước chỉ được gửi đến đúng nơi nhận theo quyết định của người có thẩm quyền cho phép sao.

Quy định cụ thể về việc chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước: Đối với việc chụp tài liệu hoặc vật chứa bí mật nhà nước, Nghị định yêu cầu phải có văn bản ghi nhận việc chụp theo mẫu quy định. Văn bản này được gửi kèm theo bản chụp khi chuyển đến nơi nhận. Tương tự việc sao tài liệu, bản chụp chỉ được gửi đến đúng nơi nhận được người có thẩm quyền cho phép chụp.

Quản lý chặt chẽ việc sao, chụp tài liệu mật: Để bảo đảm kiểm soát chặt chẽ, mọi hoạt động sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đều phải được ghi vào “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước”. Chỉ sao, chụp đúng số lượng bản được phép. Người thực hiện sao, chụp phải hủy ngay các bản dư thừa hoặc bản hỏng, bảo đảm không thể khôi phục nội dung. Bản sao và bản chụp được thực hiện đúng quy định có giá trị pháp lý như bản chính, bản gốc.

Bảo đảm điều kiện an toàn trong quá trình sao, chụp: Việc sao, chụp tài liệu bí mật nhà nước chỉ được thực hiện tại địa điểm bảo đảm an toàn do người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định. Bên cạnh đó, phương tiện, thiết bị sử dụng để sao, chụp không được kết nối với mạng máy tính, Internet hoặc mạng viễn thông, trừ trường hợp sử dụng mạng LAN độc lập hoặc thực hiện theo quy định của pháp luật về cơ yếu và các quy định pháp luật liên quan.

Riêng việc sao, chụp điện mật phải thực hiện theo quy định của pháp luật về cơ yếu. Thực hiện theo mẫu biểu thống nhất.

Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan cần nghiêm túc quán triệt và thực hiện đúng các quy định của Nghị định, nhằm bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin và phòng ngừa nguy cơ lộ, mất bí mật nhà nước trong quá trình công tác./.

Tấn Tài