Theo đó, Công văn nêu rõ: Qua theo dõi, phản ánh một số khó khăn, vướng mắc của các địa phương khi thực hiện Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành; Luật Nuôi con nuôi và các văn bản hướng dẫn thi hành; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch. Để thực hiện thống nhất, đồng bộ các quy định của pháp luật về hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi, Sở Tư pháp hướng dẫn như sau:
1. Nộp/xuất trình Sổ hộ khẩu trong thực hiện các thủ tục hành chính về hộ tịch
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày
15/11/2021 của Chính phủ: “Trong giai đoạn chuyển tiếp, người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình giấy tờ chứng minh nơi cư trú”. Đồng thời, theo quy định tại khoản 3 Điều 38 Luật Cư trú thì trước ngày 01/01/2023, Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú vẫn được sử dụng nên các thủ tục hành chính yêu cầu phải nộp/xuất trình loại giấy tờ này vẫn được thực hiện theo quy định hiện hành.
Đối với các trường hợp người dân bị thu hồi Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú trước ngày 01/01/2023 do thực hiện thay đổi thông tin về cư trú, theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Thông tư số 55/2021/TT-BCA ngày 15/5/2021 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chi tiết một số điều của Luật Cư trú, thì “Công dân yêu cầu xác nhận thông tin về cư trú có thể trực tiếp đến cơ quan đăng ký cư trú trong cả nước không phụ thuộc vào nơi cư trú của công dân để đề nghị cấp xác nhận thông tin về cư trú hoặc gửi yêu cầu xác nhận thông tin về cư trú qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công Bộ Công an, Cổng dịch vụ công quản lý cư trú”. Do đó, trường hợp người dân không còn Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú thì cơ quan đăng ký hộ tịch hướng dẫn xuất trình các loại giấy tờ này để xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch và thay thế cho Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú.
2. Về việc thực hiện Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022, Công điện số 104/CĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ
Yêu cầu Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã rà soát, đối chiếu, cập nhật đồng bộ dữ liệu trong Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung theo nhiệm vụ được giao tại mục 3, Công điện số 104/CĐ-TTg, nếu phát hiện có thông tin chưa chính xác hoặc chưa thống nhất thì cần kiểm tra kỹ hồ sơ, sổ đăng ký hộ tịch (được lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã) và căn cứ các quy định tại khoản 3 Điều 14, khoản 2 Điều 60 Luật Hộ tịch; khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; khoản 4 Điều 11 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến để xử lý, bảo đảm phù hợp theo đúng quy định của pháp luật hộ tịch.
3. Về tình trạng người dân tự ý mang trẻ em về nuôi dưỡng
Thời gian qua, tại một số địa phương xảy ra trường hợp khi tổ chức, cá nhân phát hiện trẻ em bị bỏ rơi không thông báo đến Ủy ban nhân dân hoặc Công an cấp xã nơi phát hiện mà tự ý nuôi dưỡng đến khi có nhu cầu cho trẻ em đi học hay đi khám chữa bệnh mới đăng ký khai sinh hoặc làm thủ tục nhận con nuôi.
Để đảm bảo quyền lợi cho trẻ em bị bỏ rơi, đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải chủ động rà soát các trường hợp người dân tự ý đem trẻ em bị bỏ rơi về nuôi dưỡng; vận động, hướng dẫn người dân thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em theo đúng quy định tại Điều 14 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch.
Nếu người chăm sóc, nuôi dưỡng tạm thời đủ điều kiện và muốn nhận trẻ em bị bỏ rơi làm con nuôi thì Ủy ban nhân dân cấp xã hướng dẫn người dân lập hồ sơ theo Điều 17, Điều 18 Luật Nuôi con nuôi.
Trường hợp người chăm sóc, nuôi dưỡng tạm thời không đủ điều kiện hoặc không có người nhận trẻ em làm con nuôi thì Ủy ban nhân dân cấp xã lập hồ sơ đưa trẻ em vào cơ sở nuôi dưỡng theo đúng quy định tại Điều 15 Luật Nuôi con nuôi.
4. Về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc
Theo quy định tại khoản 5 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ thì việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Pháp luật đã quy định cụ thể, rõ ràng. Do đó, yêu cầu Phòng Tư pháp với chức năng quản lý nhà nước về chứng thực tại địa phương chỉ đạo, hướng dẫn và chấn chỉnh Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện theo đúng quy định pháp luật về chứng thực.
Yêu cầu Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã triển khai thực hiện nghiêm túc việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử khi người dân có yêu cầu.
5. Chứng thực hợp đồng mua bán xe mô tô, xe máy đã qua sử dụng
Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và
chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định: Người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ; người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Hồ sơ, trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch (bao gồm cả chứng thực hợp đồng mua bán xe mô tô, xe máy đã qua sử dụng) được quy định cụ thể tại Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Tuy nhiên, để đảm bảo không trái quy định tại khoản 2 Điều 35 Luật Hôn
nhân và gia đình năm 2014, khi chứng thực hợp đồng mua bán xe mô tô, xe máy đã qua sử dụng, người thực hiện chứng thực cần đề nghị người yêu cầu chứng thực xác định, ghi rõ trong hợp đồng việc xe mô tô, xe máy được bán là tài sản riêng hay tài sản chung của vợ chồng; trường hợp xe mô tô, xe máy là tài sản chung của vợ, chồng thì người thực hiện chứng thực đề nghị người yêu cầu chứng thực ghi đầy đủ thông tin trong phần bên bán xe, có đủ chữ ký của cả hai vợ, chồng và kiểm tra thông tin trong hồ sơ yêu cầu chứng thực; không đề nghị người yêu cầu chứng thực nộp thêm bất cứ giấy tờ nào khác ngoài những giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
6. Chứng thực bản sao từ bản chính đối với Chứng minh nhân dân bị cắt góc
Theo quy định tại Thông tư số 40/2019/TT-BCA ngày 01/10/2019 của Bộ trưởng Bộ Công an sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 07/2016/TT-BCA ngày 01/02/2016 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chi tiết một số điều của Luật Căn cước công dân và Nghị định số 137/2015/NĐ-CP ngày 31/12/2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Căn cước công dân, khi công dân làm thủ tục chuyển từ chứng minh nhân dân (CMND) sang thẻ Căn cước công dân (CCCD), đổi thẻ CCCD thì cán bộ công an sẽ thực hiện thu hồi, cắt góc và trả lại CMND/CCCD cũ cho công dân.
Ngày 15/5/2021, Bộ trưởng Bộ Công an ban hành Thông tư số 59/2021/TT-BCA quy định chi tiết thi hành Luật căn cước công dân và Nghị định số 137/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Căn cước công dân đã được sửa đổi, bổ sung bằng Nghị định số 37/2021/NĐ-CP ngày 29/3/2021, trong đó quy định khi công dân làm thủ tục chuyển từ CMND sang thẻ CCCD, đổi thẻ CCCD thì cán bộ công an sẽ thực hiện thu hồi CMND/CCCD cũ không thực hiện cắt góc và trả lại cho công dân như quy định tại Thông tư số 40/2019/TT-BCA.
Theo Công văn số 4137/C06-TTDLDC ngày 08/7/2021 của Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Bộ Công an thì việc cơ quan công an tiến hành cắt góc CMND/CCCD là để huỷ giá trị sử dụng của CMND/CCCD đó, không để công dân cùng thời điểm sử dụng hai loại giấy tờ; cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể sử dụng thông tin trên CMND/CCCD đã cắt góc để tham khảo thông tin của công dân. Do đó, yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực không tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính đối với CMND/CCCD đã cắt góc./.
Hoàng Lộc
