Theo quy định mới, hoạt động phải bảo đảm đầy đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, bảo mật dữ liệu, ghi âm, ghi hình và lưu trữ điện tử; đồng thời quy định rõ các trường hợp được tổ chức tiếp trực tuyến, thành phần tham gia, trách nhiệm phối hợp giữa các điểm cầu và giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử trong quá trình tiếp công dân.

Điều 18 Nghị định số 154/2026/NĐ-CP, việc tổ chức tiếp công dân trực tuyến phải bảo đảm các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ thông tin và tổ chức thực hiện nhằm đáp ứng yêu cầu an toàn, hiệu quả và bảo mật dữ liệu điện tử.

Hạ tầng kỹ thuật phục vụ tiếp công dân trực tuyến phải bảo đảm kết nối mạng ổn định, đáp ứng yêu cầu truyền tải dữ liệu, âm thanh, hình ảnh liên tục, thông suốt; có thiết bị, phần mềm phù hợp để tổ chức tiếp công dân trực tuyến, bảo đảm khả năng tương tác trực tiếp giữa các điểm cầu; đồng thời có chức năng ghi âm, ghi hình, lưu trữ đầy đủ diễn biến buổi tiếp công dân dưới dạng dữ liệu điện tử. Địa điểm tổ chức tiếp công dân trực tuyến cũng phải bảo đảm điều kiện cần thiết để việc tiếp công dân được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định.

Tại Điều 20 quy định người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quyết định tổ chức tiếp công dân trực tuyến đối với các vụ việc như: vụ việc khiếu nại, kiến nghị, phản ánh có tính chất phức tạp, kéo dài, cần sự phối hợp giải quyết của nhiều cơ quan, tổ chức hoặc cần sự chỉ đạo, đối thoại trực tiếp của lãnh đạo cơ quan ở các địa điểm khác nhau; vụ việc mà người khiếu nại, kiến nghị, phản ánh cư trú tại vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn hoặc thuộc đối tượng chính sách, người già yếu, người khuyết tật có nguyện vọng tiếp trực tuyến.

Ngoài ra, tiếp công dân trực tuyến còn được áp dụng đối với các vụ việc phát sinh trong tình huống thiên tai, dịch bệnh hoặc vì lý do an ninh, trật tự xã hội mà việc tiếp công dân trực tiếp gặp khó khăn; vụ việc tố cáo phức tạp mà người tố cáo không yêu cầu bảo vệ danh tính và cơ quan tiếp công dân bảo đảm điều kiện bảo mật theo quy định; cùng các vụ việc khác theo yêu cầu thực tiễn.

Về thành phần tham gia, Điều 22 Nghị định số 154/2026/NĐ-CP quy định, tại điểm cầu trung tâm bắt buộc phải có người tiếp công dân và cơ quan hoặc bộ phận được giao tham mưu giải quyết vụ việc. Tại điểm cầu thành phần có đại diện cơ quan, tổ chức liên quan và những người khác có liên quan (nếu có). Người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; người đại diện hoặc người được ủy quyền có quyền đăng ký tham gia tại điểm cầu trung tâm hoặc điểm cầu thành phần. Trường hợp nhiều người cùng khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về một nội dung thì phải cử đại diện tham gia buổi tiếp công dân trực tuyến.

Đồng thời, tại Điều 23 cũng quy định cụ thể trách nhiệm phối hợp chuẩn bị tiếp công dân trực tuyến. Theo đó, chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày tổ chức tiếp công dân trực tuyến, điểm cầu trung tâm phải thông báo cho người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh và các cơ quan tham gia; đồng thời chuẩn bị hệ thống, thiết lập các điểm cầu tham gia. Chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày tổ chức, điểm cầu trung tâm phải kiểm tra, kết nối thử thành công với các điểm cầu thành phần. Trước khi diễn ra buổi tiếp công dân trực tuyến 01 giờ, việc kết nối giữa các điểm cầu phải hoàn tất, bảo đảm hình ảnh, âm thanh thông suốt và các chức năng kỹ thuật hoạt động ổn định.

Đối với việc lưu trữ dữ liệu, Điều 24 quy định hoạt động tiếp công dân trực tuyến phải được ghi âm, ghi hình có âm thanh dưới dạng dữ liệu điện tử và lưu trữ trên hệ thống máy chủ hoặc nền tảng điện toán đám mây của cơ quan nhà nước theo quy định về lưu trữ điện tử. Dữ liệu điện tử về tiếp công dân trực tuyến có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy khi được ký số hoặc xác thực theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và chữ ký số.

Việc triển khai tiếp công dân trực tuyến không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, giảm thời gian, chi phí đi lại cho người dân mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết các vụ việc phức tạp, liên quan nhiều cơ quan hoặc người dân ở vùng sâu, vùng xa. Đây cũng là bước đi quan trọng trong xây dựng nền hành chính hiện đại, công khai, minh bạch và phục vụ người dân ngày càng tốt hơn.

Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026./.

Phú Toàn