Câu chuyện dưới đây xảy ra tại xã X là một bài học về việc nhờ được phát hiện, giải thích và ngăn chặn kịp thời nên một hành vi vi phạm đã không xảy ra.

Giới thiệu nhân vật

- Anh Tuấn: Người đi chứng thực, chủ quan, muốn làm nhanh.

- Chị Hạnh: Cán bộ tư pháp - hộ tịch.

- Anh Quang: Bạn của anh Tuấn

Tại xã X, vào một buổi chiều cận ngày nộp hồ sơ xin việc, anh Tuấn ngồi bên bàn, trải từng loại giấy tờ ra kiểm tra lại lần cuối. Đơn xin việc đã xong. Sơ yếu lý lịch đã có xác nhận. Căn cước công dân, giấy khám sức khỏe, ảnh thẻ… mọi thứ gần như đầy đủ. Chỉ còn thiếu bản sao có chứng thực của tấm bằng tốt nghiệp.

Anh Tuấn cầm tấm bằng lên, chau mày. Mép giấy đã rách một đoạn. Mấy dòng chữ ở góc dưới bị nhòe, nhìn không còn rõ như trước. Anh thở dài, đặt tấm bằng xuống bàn.

Đúng lúc ấy, anh Quang bước vào.

Anh Quang: Hồ sơ xin việc của ông tới đâu rồi? Nghe nói sắp nộp rồi mà.

Anh Tuấn (thở dài): Gần xong hết rồi, chỉ còn thiếu bản sao có chứng thực của tấm bằng thôi.

Anh Quang: Vậy đem bản chính ra xã chứng thực là được.

Anh Tuấn (cầm tấm bằng, chần chừ): Khổ nỗi... bằng của tôi bị rách với mờ mấy chỗ. Tôi đang tính dùng máy tính sửa lại cho rõ rồi in ra, chắc cũng không ai để ý đâu.

Anh Quang (giật mình): Ông tính sửa giấy tờ hả?

Anh Tuấn: Tôi chỉ sửa cho rõ chữ thôi, chứ đâu có đổi nội dung.

Anh Quang: Nhưng giấy tờ mà tự ý sửa là không ổn đâu. Hay ông hỏi cán bộ tư pháp trước xem sao?

Anh Tuấn: Thôi... chắc không sao đâu. Mai tôi mang lên xã hỏi luôn.

Sáng hôm sau, anh Tuấn mang theo tấm bằng đến Bộ phận Một cửa của UBND xã. Thay vì đưa ngay để chứng thực, anh chủ động hỏi cán bộ tư pháp về việc mình đang dự định thực hiện.

Anh Tuấn: Chị ơi, bằng tốt nghiệp của tôi bị mờ vài chỗ. Tôi định chỉnh lại cho rõ rồi mới đem chứng thực, như vậy có được không?

Chị Hạnh nhìn tấm bằng, kiểm tra kỹ rồi nhẹ nhàng giải thích.

Chị Hạnh: Anh chưa sửa phải không?

Anh Tuấn: Dạ... tôi mới định thôi.

Chị Hạnh: “May là anh hỏi trước. Pháp luật quy định rất rõ: bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ; hoặc bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung thì không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Người yêu cầu chứng thực cũng không được yêu cầu chứng thực đối với những giấy tờ như vậy.”

Anh Tuấn (tròn mắt): “Tôi chỉ định sửa cho nét chữ rõ hơn thôi mà cũng không được ạ?”

Chị Hạnh: “Không được anh ạ. Vấn đề ở đây không phải anh nói mình ‘không đổi nội dung’, mà là khi anh tự ý can thiệp vào bản chính, giấy tờ đó đã không còn là căn cứ hợp lệ để chứng thực bản sao. Cơ quan chứng thực phải căn cứ vào bản chính thật, đúng nguyên trạng và đủ điều kiện theo luật để xác nhận bản sao là đúng với bản chính.”

Anh Tuấn (lo lắng): Vậy nếu tôi lỡ sửa rồi đem chứng thực thì sao?

Chị Hạnh: “Nếu phát hiện giấy tờ đã bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc không còn xác định rõ nội dung, chúng tôi phải từ chối chứng thực và giải thích rõ lý do. Người thực hiện chứng thực không được chứng thực trong các trường hợp luật cấm.”

Nghe đến đó, anh Tuấn chợt hiểu ra: chỉ vì định “chữa cho dễ nhìn”, anh đã chuẩn bị bước sang một ranh giới khác - ranh giới của hành vi vi phạm. Thấy anh còn băn khoăn, chị Hạnh nói tiếp: “Trong công tác hành chính, nhiều vi phạm không bắt đầu từ ý xấu mà bắt đầu từ sự chủ quan. Người dân nghĩ sửa một chút cho nhanh, thêm một chút cho rõ, bớt một chút cho thuận… nhưng pháp luật không cho phép mình tùy tiện làm thay đổi giấy tờ gốc.”

Anh Tuấn: Dạ, lúc đầu tôi cứ nghĩ chỉnh cho rõ chữ thì không ảnh hưởng gì; giờ tôi mới thấy mình nghĩ đơn giản quá.”

Chị Hạnh (nói tiếp): “Theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 109/2026/NĐ-CP, hành vi tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung của bản chính để yêu cầu chứng thực bản sao có thể bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Còn điểm b khoản 4 Điều 19 của cùng Nghị định quy định mức phạt từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi chứng thực bản sao từ bản chính là giấy tờ đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ hoặc bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung. Nói cách khác, pháp luật xử lý cả người đem giấy tờ bị sửa đi yêu cầu chứng thực và cả việc thực hiện chứng thực sai quy định.”

Anh Tuấn (im lặng, một lúc sau, anh nói nhỏ): “Vậy là nếu hôm qua tôi tự sửa thật, hôm nay mang đến đây, thì không phải là ‘không sao’ như tôi nghĩ nữa…”

Chị Hạnh (gật đầu): “Đúng vậy. Và điều quan trọng nhất không phải là chờ đến lúc bị xử phạt, mà là phải dừng lại trước khi vi phạm xảy ra. Đó cũng là ý nghĩa của việc hỏi cơ quan có thẩm quyền khi mình chưa rõ quy định.”

 “Nếu giấy tờ của anh bị rách, mờ, hư hỏng thì cách làm đúng không phải là tự sửa, mà là liên hệ cơ quan đang quản lý sổ gốc hoặc cơ quan có thẩm quyền để xin cấp bản sao từ sổ gốc, cấp lại hoặc thực hiện thủ tục chuyên ngành tương ứng. Bản sao từ sổ gốc và bản sao được chứng thực đúng quy định đều có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Anh Tuấn: May mà hôm nay tôi hỏi trước. Nếu không, chắc tôi đã làm sai thật.

Trở về nhà, anh Tuấn suy nghĩ rất nhiều. Ít ngày sau, anh Tuấn hoàn tất thủ tục xin cấp lại giấy tờ theo đúng quy định và quay lại UBND xã để thực hiện chứng thực.

Anh Tuấn (nói với chị Hạnh): “Hôm nay tôi làm đúng quy định rồi. Cảm ơn các anh chị đã ngăn tôi kịp lúc.”

Chị Hạnh: “Chúng tôi vui nhất không phải vì giải quyết được một hồ sơ, mà vì anh hiểu ra cách làm đúng.”

Ông Lâm (đứng bên cạnh nói thêm): “Khi người dân hiểu luật, tôn trọng giấy tờ gốc và chủ động hỏi cơ quan có thẩm quyền, thì nhiều vi phạm sẽ được ngăn chặn từ rất sớm.”

Anh Tuấn (gật đầu, giọng chắc hơn trước): “Tôi sẽ nhớ bài học này. Và tôi cũng sẽ nhắc người thân, bạn bè: đừng tự ý sửa giấy tờ trước khi làm thủ tục hành chính.”

Mọi người mỉm cười. Một việc tưởng chừng rất nhỏ nhưng nhờ được giải thích kịp thời đã không trở thành một hành vi vi phạm pháp luật.

LỜI KẾT

Nhiều vi phạm trong hoạt động chứng thực bắt nguồn từ sự chủ quan hoặc thiếu hiểu biết pháp luật. Trong câu chuyện này, anh Tuấn đã dừng lại đúng lúc, chủ động hỏi cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện việc chỉnh sửa giấy tờ. Nhờ sự hướng dẫn kịp thời của cán bộ tư pháp, một hành vi có nguy cơ vi phạm đã được ngăn chặn ngay từ đầu.

Đây cũng chính là ý nghĩa của công tác phổ biến, giáo dục pháp luật và hướng dẫn hành chính: không chỉ xử lý vi phạm mà quan trọng hơn là phòng ngừa vi phạm, giúp người dân thực hiện đúng quy định, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của chính mình.

CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT LIÊN QUAN CẦN GHI NHỚ

- Về thẩm quyền và giá trị pháp lý, Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định việc chứng thực bản sao từ bản chính là hoạt động cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao đúng với bản chính; bản sao được chứng thực hợp lệ có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Cơ quan đang quản lý sổ gốc cũng có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc; bản sao từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính.

- Về điều kiện không được chứng thực, Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao đối với bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ; bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; bản chính đóng dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp; bản chính có nội dung trái pháp luật; giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hóa lãnh sự trong trường hợp luật yêu cầu; và giấy tờ do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận, đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

- Về trách nhiệm của người dân và cán bộ chứng thực, Điều 19 Nghị định 23/2015/NĐ-CP yêu cầu người đi chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính xuất trình và không được yêu cầu chứng thực đối với giấy tờ thuộc diện cấm; người thực hiện chứng thực phải kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, chỉ chứng thực khi đủ điều kiện; đồng thời phải từ chối và giải thích rõ lý do bằng văn bản trong trường hợp không đủ điều kiện chứng thực.

- Về xử phạt, khoản 1 Điều 19 Nghị định 109/2026/NĐ-CP phạt từ 1 đến 3 triệu đồng đối với hành vi tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung của bản chính để yêu cầu chứng thực bản sao. Điểm b khoản 4 Điều 19 phạt từ 7 đến 10 triệu đồng đối với hành vi chứng thực bản sao từ bản chính là giấy tờ đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ hoặc bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

- Khi giấy tờ bị hư hỏng: Người dân cần liên hệ cơ quan có thẩm quyền để được cấp lại, điều chỉnh hoặc cấp bản sao theo quy định; tuyệt đối không tự ý tẩy xóa, sửa chữa hoặc bổ sung nội dung trên giấy tờ.

THÔNG ĐIỆP CỦA CÂU CHUYỆN

Đừng vì muốn nhanh mà tự ý sửa chữa giấy tờ trước khi thực hiện thủ tục hành chính. Khi có vướng mắc, hãy chủ động hỏi cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn đúng quy định. Một câu hỏi đúng lúc có thể giúp ngăn ngừa một hành vi vi phạm, tiết kiệm thời gian, chi phí và bảo vệ giá trị pháp lý của giấy tờ cũng như quyền, lợi ích hợp pháp của chính mình./.