Thẩm quyền chứng thực được quy định cụ thể tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Pháp luật đã quy định cụ thể thẩm quyền, loại việc mà các cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền chứng thực có thể thực hiện để tổ chức, cá nhân đến yêu cầu chứng thực đáp ứng nhu cầu giao dịch của mình.

Tuy nhiên, trên thực tế không hiếm trường hợp việc chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện không đúng quy định về trình tự, thủ tục. Để xử lý đối với văn bản chứng thực trái quy định của pháp luật. Tại Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định cách xử lý đối với văn bản chứng thực trái quy định của pháp luật, như sau:

- Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý.

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực. Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

- Người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực và đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Trang thông tin điện tử của cơ quan mình.

- Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật.

Như vậy, pháp luật đã dự liệu và quy định cách thức xử lý đối với giấy tờ, văn bản được chứng thực không đúng trình tự, thủ tục nhằm bảo đảm việc chứng thực tuân thủ đúng quy định của pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân./.

Thanh Long