Theo đó, Công văn nêu rõ: Qua theo dõi, tổng hợp kết quả kiểm tra, cho thấy: Các đơn vị được kiểm tra thực hiện có hiệu quả Luật Hộ tịch năm 2014; Luật Nuôi con nuôi năm 2010 và các văn bản hướng dẫn thi hành; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ và Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về công tác chứng thực. Thực hiện niêm yết thủ tục hành chính cơ bản đúng quy định; ứng dụng khá tốt công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính, nhất là phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch, phần mềm công chứng, chứng thực và phần mềm Một cửa điện tử. Từ đó, giúp việc đăng ký, quản lý nhà nước về hộ tịch, chứng thực cơ bản được thực hiện chính xác, nhanh chóng, kịp thời; kiểm soát chặt chẽ tình trạng xử lý hồ sơ, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân.
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: Một số đơn vị cấp xã chỉ bố trí 01 công chức tư pháp - hộ tịch; còn tẩy xóa, sai sót trong việc mở, khóa, sử dụng, ghi chép, sửa chữa các loại sổ chứng thực, hộ tịch; thực hiện chưa đúng mẫu, biểu, tờ khai trong đăng ký hộ tịch; đăng ký hộ tịch sai thẩm quyền. Thực hiện chưa đúng mẫu lời chứng thực về hợp đồng, giao dịch; nội dung yêu cầu có liên quan đến hợp đồng, giao dịch nhưng lại chứng thực theo loại việc chứng thực chữ ký; chứng thực chữ ký giấy ủy quyền không đúng quy định tại Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP; khi chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản nhưng không hướng dẫn cho người dân xuất trình giấy tờ để chứng minh tình trạng hôn nhân, tài sản chung hoặc tài sản riêng của vợ, chồng; chứng thực Giấy ủy quyền nhưng có nội dung liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, chuyển quyền sử dụng bất động sản; không lưu, đối chiếu chữ ký mẫu của đại diện tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khi thực hiện chứng thực; bản sao giấy tờ kèm theo hồ sơ hộ tịch, chứng thực chưa thể hiện đã đối chiếu với bản chính giấy tờ; công tác theo dõi thu phí chứng thực, lệ phí hộ tịch vẫn chưa đảm bảo theo quy định.
Để khắc phục tồn tại, hạn chế nêu trên và triển khai thực hiện có hiệu quả công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi trên địa bàn các huyện, thành phố Cà Mau trong thời gian tới, Giám đốc Sở Tư pháp trân trọng đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau phối hợp chỉ đạo thực hiện tốt một số nội dung sau:
1. Tăng cường sự lãnh chỉ đạo của cấp ủy, chính quyền đối với công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi trên địa bàn. Trước mắt, chỉ đạo các đơn vị được kiểm tra chấn chỉnh, khắc phục tồn tại, hạn chế mà các Đoàn kiểm tra đã chỉ ra.
2. Tiếp tục chỉ đạo triển khai quán triệt và thực hiện nghiêm túc các quy định của Luật Hộ tịch năm 2014; Luật Nuôi con nuôi năm 2010, các nghị định, thông tư và các văn bản hướng dẫn có liên quan đến các lĩnh vực chứng thực, hộ tịch và nuôi con nuôi. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức trong cán bộ, nhân dân về mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi trên địa bàn; về quyền và nghĩa vụ của công dân trong công tác này.
3. Chỉ đạo củng cố, kiện toàn và nâng cao năng lực đội ngũ công chức tư pháp hộ tịch theo hướng chuyên nghiệp, ổn định; đủ về số lượng, bảo đảm về chất lượng để đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi trong thời gian tới.
4. Đẩy mạnh thực hiện công tác cải cách hành chính trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi, gắn với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Chỉ đạo Tổ công nghệ số cộng đồng tăng cường hướng dẫn người dân để nâng cao tỷ lệ nộp hồ sơ trực tuyến, hồ sơ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.
5. Chỉ đạo Phòng Tư pháp tăng cường công tác kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc chấp hành pháp luật trong lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi; việc thu phí, lệ phí và miễn, giảm phí, lệ phí để kịp thời xử lý, chấn chỉnh hạn chế, tồn tại; tránh tình trạng sử dụng giấy tờ được cấp sau làm cơ sở thực hiện cải chính cho giấy tờ được cấp trước, nhằm hợp thức hóa thông tin trên hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác được quy định tại Điều 7 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
6. Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên địa bàn quan tâm bố trí kinh phí, cơ sở vật chất để đảm bảo thực hiện tốt công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi.
7. Ủy ban nhân dân huyện đề nghị các tổ chức tín dụng trên địa bàn kịp thời thông báo chức danh, chữ ký, mẫu dấu đến Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn để đối chiếu khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch./.
Hoàng Lộc
