Đáp: Ngày 27/10/2025, Chính phủ ban hành Nghị định số 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP), có hiệu lực từ ngày 01/11/2025. Theo đó, nội dung về cấp bản sao từ sổ gốc được quy định cụ thể như sau:

1. Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

- Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

- Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

- Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

2.Về hồ sơ cấp bản sao từ sổ gốc

- Hồ sơ đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc bao gồm các giấy tờ sau đây:

Một trong các giấy tờ sau: Căn cước điện tử; bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng;

Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính (trong trường hợp người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết)

3. Về cách thức thực hiện thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc:

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc xuất trình các giấy tờ nêu tại mục 2 trên để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;

- Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải gửi kèm hồ sơ và 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận;

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể nộp bản điện tử hoặc bản sao điện tử giấy tờ nêu tại mục 2 trên.

4. Về nguyên tắc và kết quả giải quyết: Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao; nội dung bản sao phải đúng với sổ gốc; Trường hợp sổ gốc không còn lưu trữ hoặc không có thông tin theo yêu cầu thì phải trả lời bằng văn bản; Kết quả được trả theo phương thức người yêu cầu đăng ký (trực tiếp, bưu chính hoặc trực tuyến).

5. Về thời hạn giải quyết: Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Thời hạn được tính từ ngày cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ trực tiếp, theo dấu bưu điện đến hoặc theo thời điểm hệ thống dịch vụ công ghi nhận đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Như vậy, quy định hiện hành đã cụ thể hóa đầy đủ về chủ thể có quyền yêu cầu, thành phần hồ sơ, phương thức nộp và thời hạn giải quyết, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, tổ chức thông qua việc mở rộng hình thức thực hiện trực tuyến, góp phần cải cách thủ tục hành chính và thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực chứng thực.

Tấn Tài